Bewirtungs-, Geschenk-, Veranstaltungsabrechnung

Elemente	möglicher Funktions­umfang
systemseitig bereitgestellte Ausgangs­daten	Stammdaten möglicher Verauslagender (Mitarbeiter) bei Bewirtung: Bewirtungsarten (Aufmerksam­keiten, außer­ordentlicher Arbeits­einsatz eigener Mitarbeiter, Geschäfts­partner etc.) bei Veranstaltung: Veranstaltungs­arten (Betriebs­veranstaltung, betriebliche Veranstaltung etc.) Belegarten (Restaurant­rechnung, Betriebs­kantine, Gutschein mit/ohne Betrags­angabe etc.) Kontierungen (Kosten­stellen, Projekte etc.) Vorlagen (z.B. durch Kopie früherer Abrechnung) Berechtigungen Freigabe­instanzen
Erfassung Abrechnung­daten durch Mitarbeiter	allgemeine Abrechnungs­daten (Abrechnender, Anlass Bewirtung/ Geschenk/ Veranstaltung, auftrags­bezogen/ intern etc.) Belege vom Mitarbeiter verauslagt optional: Belege vom Arbeitgeber verauslagt (zur vollständigen Vorgangs­verfolgung) Gäste/Beschenkte intern (Mitarbeiter), mit Verknüpfung zu Personal­stammdaten Gäste/Beschenkte extern (Geschäfts­partner mit Firma), ggf. mit Verknüpfung aus CRM-Daten (Ansprech­partner) Kontierung
Freigabeworkflow	Benachrichtigung per E-Mail über frei­zugebende Vorgänge frei konfigurier­barer Instanzenweg (z.B. Mitarbeiter - Personal­vorgesetzter - Kreditoren­buchhaltung) alternativer Instanzenweg in Abhängigkeit von Abrechnungsdaten (z.B. nach Höhe Bewirtungs­kosten pro Teilnehmer) schnellste Auszahlungen durch mögliche Entkopplung von Abrechnungs­freigabe und Papier­beleg­prüfung
Verarbeitung/ Schnittstellen	ins Rechnungs­wesen für die Verbuchung und Erstattung (z.B. SAP/FI) in die Lohn­buch­haltung für die Lohn­versteuerung (Sach­bezugs­werte bei Bewirtung, geld­werter Vorteil bei Geschenken/ Veranstaltungen) bei Bewirtung: in die Reiseabrechnung der Mitarbeiter bzgl. erhaltener Mahl­zeiten ins CRM-System fürs Kontakt­journal

Diese Lösung lässt sich ausgezeichnet ergänzen mit der allgemeinen Auslagenabrechnung.

Schlagworte: Bewirtung, Bewirtungs­abrechnung, Bewirtungs­kosten, Bewirtungs­kosten­abrechnung, Kunden­bewirtung, Mitarbeiter­bewirtung, Geschenke, Geschenk­kauf, Kunden­geschenke, Veranstaltungen, Veranstaltungs­abrechnung, Veranstaltungs­kosten.