Typische Schwachstellen in Berichtsprozessen
Fallbeispiele
Im Rahmen unserer Projekte haben wir zahlreiche Berichtsprozesse kennengelernt. Diese reichen von improvisierten Abläufen ohne Einsatz professioneller IT-Systeme bis hin zur periodischen Berichterstattung im Großkonzern in Form regelrechter Bücher. Die typischen Schwachstellen im Reporting-Prozess waren aber meist dieselben:
mehrere
Quellysteme
Die zu berichtenden Daten werden in unterschiedlichen Systemen gehalten. Das Zusammenführen der Daten erfolgt traditionell über eine Tabellenkalkulation (z.B. Excel), in größeren Unternehmen in einem eigens implementierten Data-Warehouse-System. Ersteres ist zwar schnell implementiert, birgt aber aufgrund der manuellen Bearbeitung ein hohes Fehlerrisiko und ist meist abhängig von einzelnen Personen. Letzteres ist zwar stets aktuell und konsistent, aber technisch aufwändig und daher kostspielig in Erstellung und Betrieb.
fehlende
qualitative Daten
Für den Empfänger wesentliche Informationen sind in den etablierten IT-Systemen teilweise nicht verfügbar. So basiert beispielsweise das Berichtswesen über Projekte meist auf quantitativer Sicht. Katastrophenmeldungen über Terminverzug oder Qualitätsprobleme geraten dagegen oft als an Einzelpersonen gerichtetes E-Mail oder als Excel-Bericht in eine informationstechnische Sackgasse.
regelmäßig hoher manueller Aufwand
Gleichartige Berichte müssen regelmäßig an verschiedene Empfänger mit jeweils unterschiedlichen Inhalten (z.B. bzgl. Kostenstelle oder Verdichtungsstufe) gesendet werden. Ein System, das den Berichtsempfängern selbständigen Zugriff mit Berechtigungsprüfung auf deren Daten ermöglicht, steht nicht zur Verfügung oder wäre für die Endanwender in der Bedienung ungeeignet.
passives Verhalten der Berichtsempfänger
Selbst wenn die Berichtsempfänger über eine brauchbare Berichtsplattform verfügen, ist deren Akzeptanz teilweise gering. Gewünscht wird der Versand per E-Mail, was wiederum zu zusätzlichem manuellen Aufwand führt.
manuelle
Nachjustierung
Ihre Berichtsempfänger sind meist noch nicht das letzte Glied der Rechenschaftslegung. Daher ist ein häufiger Wunsch die Bereitstellung von Berichten im Excel-Format, um selbst noch für eine Verfeinerung Hand anlegen zu können. Oftmals wird dabei ein gewohntes Layout erwartet, das aus den vorhandenen Systemen nicht generiert werden kann. Im Endeffekt erfolgt das Berichtswesen noch immer manuell in Excel, obwohl bereits viel in professionelle Berichts- oder gar Business-Intelligence-Lösungen wie Business Objects, SAP/BW, Hyperion oder TM1 investiert wurde.
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